Alta de un paciente nuevo: datos, duplicados y menores

El alta de un paciente nuevo en la clínica consiste en crear su ficha con los datos imprescindibles para citarle y localizarle, después de comprobar que no estaba ya registrado. Si es menor de edad, la ficha recoge a su tutor legal desde el primer día; si comunica alergias, quedan a la vista. Lo clínico se completa en consulta.

Qué datos pedir en el alta

Los que la clínica necesita para gestionar: identificar al paciente, ponerse en contacto con él y saber si es menor. El alta no es una entrevista: es el primer registro, y lo clínico lo recoge el profesional en la consulta.

Dato	Para qué lo necesita la clínica
Nombre y apellidos	Identificar al paciente y distinguirlo de otros con un nombre parecido.
Fecha de nacimiento	Saber si es menor de edad y diferenciar a dos personas que se llaman igual.
Teléfono móvil	Confirmar, mover o cancelar citas.
Correo electrónico	Tener una segunda vía de contacto, por escrito.
DNI o NIE	Identificarle sin margen de error y evitar fichas repetidas.
Localidad	Completar sus datos de contacto.

Antes de añadir un campo al formulario de alta, pregúntate para qué lo vas a usar. El artículo 5.1.c del Reglamento general de protección de datos (RGPD) establece que los datos personales serán «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados». Un dato que nadie usa no ayuda a gestionar y sí hay que custodiarlo.

Cómo evitar fichas duplicadas

Buscando antes de crear y desconfiando de las coincidencias: el mismo DNI, el mismo teléfono o el mismo correo pueden indicar que el paciente ya existe.

Una ficha duplicada parte en dos la información del paciente: la cita está en una, el documento firmado en otra y la alergia solo en la primera. El artículo 15.4 de la Ley 41/2002 de autonomía del paciente dice que la historia clínica «se llevará con criterios de unidad y de integración, en cada institución asistencial como mínimo», y dos fichas de la misma persona lo ponen difícil. También choca con el principio de exactitud del RGPD, según el cual los datos serán «exactos y, si fuera necesario, actualizados»: con dos fichas, es fácil que el teléfono nuevo esté en una y el antiguo en la otra.

La trampa contraria también existe: fundir dos fichas porque comparten teléfono. Una madre y su hijo, o una pareja, pueden dar el mismo móvil y el mismo correo. Una coincidencia de teléfono o de correo es un motivo para mirar, no la prueba de que sea la misma persona. Un DNI, en cambio, es de una sola persona.

Pacientes menores: el tutor desde el primer día

Si la fecha de nacimiento dice que es menor de edad, la ficha tiene que recoger quién es su tutor legal y cómo localizarle. Recepción lo necesita para saber con quién hablar, a quién llamar y quién acompaña al paciente.

Tener al tutor en la ficha no significa que firme siempre él. La Ley 41/2002 regula en su artículo 9 cuándo se presta el consentimiento por representación y, por ejemplo, dice que «cuando se trate de menores emancipados o mayores de 16 años que no se encuentren en los supuestos b) y c) del apartado anterior, no cabe prestar el consentimiento por representación», salvo una actuación de grave riesgo para la vida o salud del menor. Quién firma en cada caso depende de la situación, no del formulario del alta.

Alergias y documento de protección de datos

Si el paciente comunica una alergia conocida al darse de alta, tiene que quedar en su historia y a la vista del equipo desde la primera cita. Qué preguntar en consulta y cómo valorarlo es cosa del profesional; al alta le toca que lo que el paciente ya sabe y cuenta no se quede en un papel.

Lo mismo vale para la documentación: si en el alta se prepara el documento de protección de datos, queda pendiente de firma, y lo práctico es que el paciente lo firme en recepción antes de pasar a consulta. Cómo hacerlo sin papeleo lo contamos en firmar consentimientos en la tablet.

El alta en Mi Clínica, paso a paso

En Mi Clínica el alta de un paciente se hace en tres pasos cortos, con una indicación clara en la pantalla: «Solo lo imprescindible. La historia clínica se completa después».

1. Datos básicos. Nombre, apellidos y fecha de nacimiento son obligatorios en el formulario; el DNI o NIE es opcional y, si tiene forma de DNI o NIE español, el programa comprueba la letra. Si la fecha de nacimiento es de un menor, aparece el bloque del tutor legal: su nombre es obligatorio y se indica la relación (madre, padre, tutor legal, familiar o cuidador).
2. Contacto. Teléfono móvil, que también es obligatorio en el formulario, correo, localidad y cómo os ha conocido. Aquí se marca si se prepara el documento de protección de datos para firmar.
3. Información mínima. Especialidad de interés, alergias conocidas y notas para recepción, como las preferencias de horario.

Al guardar pasan varias cosas a la vez:

• Si ya hay pacientes con ese teléfono o ese correo, el programa los enseña y pregunta si es otra persona, por ejemplo un familiar. Puedes revisar o crearlo igualmente: no funde las fichas por su cuenta.
• Si ya hay un paciente con ese DNI o NIE, no deja crear otro, ni forzándolo.
• Las alergias pasan a la historia general y salen como aviso en la cabecera de la ficha, que ve todo el equipo.
• Si es menor, la ficha muestra el aviso de menor con el nombre de su tutor.
• El paciente recibe un número de historia correlativo.
• Si lo marcaste, queda preparado su documento de protección de datos, pendiente de firma.

Desde el último paso puedes guardar sin más o guardar y crear su primera cita. Si más adelante cambia un dato, «Editar datos del paciente» abre el mismo asistente con la ficha rellena; las alergias, en cambio, se editan en la historia clínica.

Errores frecuentes al dar de alta

Casi todos se evitan con una rutina de recepción que todo el equipo siga igual:

• Crear sin buscar. Busca por apellido y por teléfono antes de abrir el alta, sobre todo si el paciente dice que ya vino hace tiempo.
• Escribir el nombre de cualquier manera. Nombre y apellidos completos, como en su documento: de eso depende que la búsqueda lo encuentre.
• Dejar la fecha de nacimiento para luego. Sin ella no se sabe si es menor ni se distingue a dos pacientes que se llaman igual.
• Usar las notas como historia. Las notas para recepción son para la gestión, como horarios o la forma de contacto preferida; lo clínico va en la historia, a la que recepción, con sus permisos de serie, no tiene acceso. Quién puede ver cada parte lo explicamos en quién puede ver la historia clínica.
• Dejar la firma pendiente sin fecha. Un documento que se queda pendiente «para la próxima» acaba olvidado.

Si vienes de otro programa, no hace falta dar de alta a todos uno a uno: Mi Clínica importa pacientes y citas desde CSV o Excel con vista previa, como contamos en cambiar de programa de gestión clínica. El resumen de funciones está en la página de Mi Clínica.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento general de protección de datos. BOE (DOUE).
• Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica (texto consolidado). BOE.