Cambiar de programa de gestión clínica sin perder datos de pacientes
Cambiar de programa de gestión clínica sin perder datos de pacientes se hace en cinco pasos: inventariar lo que tienes, pedir la exportación completa al proveedor actual, limpiar los ficheros, probar la importación con una copia y dejar convivir los dos programas unas semanas. Lo que no se pueda traer al programa nuevo, como la historia antigua o los documentos firmados, no se borra: se conserva y se mantiene localizable. Y antes de cargar el primer paciente, firma el contrato de encargo con el nuevo proveedor.
Paso 1: inventario de lo que tienes
Antes de hablar de ficheros, haz una lista de qué datos tiene la clínica y dónde están. Suele haber más sitios de los que parece: el programa actual, una agenda en otra aplicación, consentimientos en papel, fotos en un ordenador de la consulta. Para cada tipo de dato, decide qué quieres hacer con él:
| Dato | Decisión habitual |
|---|---|
| Pacientes (identificación y contacto) | Se migran. Es lo primero que necesitas para trabajar. |
| Citas futuras | Se migran, o se vuelven a dar en el programa nuevo a partir de la fecha de corte. |
| Citas pasadas | Se migran si el programa nuevo lo permite; dan contexto, pero no son urgentes. |
| Historia clínica | Depende de lo que permitan exportar e importar los dos programas. Si no se migra, se archiva de forma que se pueda consultar. |
| Consentimientos y documentos firmados | Se conservan tal como se firmaron, normalmente en PDF o en papel. |
| Fotos clínicas | Se archivan junto a la historia del paciente al que pertenecen. |
| Facturas emitidas | Se conservan en el programa o en el archivo donde se emitieron. |
Paso 2: pedir la exportación al proveedor actual
Pide al proveedor actual una exportación completa en un formato de uso común, como CSV o Excel, y pregunta qué incluye exactamente: si salen todos los pacientes o solo los activos, si las citas llevan profesional y sala, y en qué formato salen la historia y los documentos.
Si tu programa actual está en la nube, su proveedor trata los datos de tus pacientes por cuenta de la clínica. Según el artículo 28 del RGPD, el contrato con un encargado del tratamiento debe estipular que, a elección del responsable, el encargado «suprimirá o devolverá todos los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios de tratamiento». El orden importa: pide primero la devolución completa, comprueba que la tienes y solo después la supresión.
Lo que no vayas a migrar tampoco se puede perder. La Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente, pide a los centros sanitarios conservar la documentación clínica, aunque no necesariamente en el soporte original, durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. Y su archivo debe garantizar la seguridad, la correcta conservación y la recuperación de la información.
Paso 3: limpiar antes de importar
Una exportación de años trae de todo. Antes de importarla, dedica un rato a revisarla en una hoja de cálculo:
- Duplicados. El mismo paciente dado de alta dos veces con el nombre escrito distinto.
- Documentos de identidad. DNI con y sin letra, con puntos o espacios, NIE mezclados.
- Fechas. Formatos distintos en la misma columna, o fechas de nacimiento imposibles.
- Teléfonos y correos. Prefijos, espacios y correos con errores evidentes.
- Nombres de profesionales y salas. Tienen que coincidir con los que vas a dar de alta en el programa nuevo para que las citas caigan en su sitio.
Trabaja siempre sobre una copia del fichero y guarda el original sin tocar. Y como son datos de salud, no lo mandes por correo sin protección ni lo dejes en una carpeta compartida con quien no lo necesita.
Paso 4: probar con una copia
La primera importación debería ser una prueba, no la definitiva. Lo que conviene que te enseñe el programa nuevo antes de tocar nada es qué va a entrar, qué choca con lo que ya hay y qué falta.
En Mi Clínica la importación de pacientes y citas funciona así:
- Lee el fichero CSV o Excel y reconoce las columnas aunque se llamen distinto; lo que no reconoce se asigna a mano.
- La vista previa dice qué choca (DNI ya existente, teléfono o correo parecido, repetidos en el fichero) y qué falta, como columnas, profesionales o salas que no casan.
- Una vista previa que no se ejecuta caduca pasado un día: para importar hay que volver a subir el fichero.
- Volver a importar el mismo fichero no duplica. Si un dato ya se ha tocado en Mi Clínica, la nueva importación solo rellena huecos y nunca lo pisa.
- Cada importación se puede deshacer: lo que creó queda inactivo (los pacientes) o cancelado (las citas), salvo lo que se haya tocado después o ya tenga actividad propia, como una factura o una evolución, y el programa dice por qué.
Si prefieres no hacerlo tú, pídenos traer tus pacientes y citas y lo hacemos nosotros.
Paso 5: convivencia y fecha de corte
Elige una fecha de corte: a partir de ese día, las citas nuevas se dan solo en el programa nuevo. Hasta entonces, y unas semanas después, deja el programa antiguo abierto en modo consulta para buscar historia y documentos antiguos.
- Haz la importación definitiva lo más cerca posible de la fecha de corte, para que las citas futuras estén al día.
- Revisa a mano una muestra: diez pacientes al azar y la agenda de la primera semana.
- Forma al equipo con casos reales antes del primer día, no durante.
- No des de baja el programa antiguo hasta tener la exportación completa guardada y comprobada.
El nuevo proveedor también es encargado
El programa nuevo va a guardar datos de salud por cuenta de la clínica, así que su proveedor es también encargado del tratamiento. El artículo 28 del RGPD pide elegir únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes y regular la relación con un contrato que establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento. Fírmalo antes de importar el primer paciente.
La LOPDGDD aclara además que el acceso de un encargado a los datos necesarios para prestar el servicio no se considera comunicación de datos, siempre que se cumpla lo establecido en el RGPD y en la propia ley.
Qué trae Mi Clínica y qué no
Hoy Mi Clínica importa pacientes y citas. La historia clínica, los documentos y las facturas de otro programa todavía no se importan: si cambias a Mi Clínica, esa parte se conserva en la exportación del programa anterior, ordenada para poder consultarla. Es mejor saberlo antes de decidir que descubrirlo el día del cambio. Si estás comparando opciones, repasa también qué debe tener un software de gestión para clínicas.
Fuentes consultadas
Comprobadas el 9 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pasar la historia clínica de un programa a otro?
Depende de lo que permitan exportar el programa antiguo e importar el nuevo. Mi Clínica importa hoy pacientes y citas; la historia, los documentos y las facturas de otro programa todavía no. Lo que no se migra no se borra: se conserva archivado y localizable.
¿Qué pasa con los datos que guarda el proveedor anterior?
El contrato con un encargado del tratamiento debe prever que, a elección de la clínica, suprima o devuelva todos los datos personales al terminar el servicio. Pide primero la devolución completa, comprueba que la tienes y solo después la supresión.
¿Necesito el consentimiento de los pacientes para cambiar de programa?
La LOPDGDD establece que el acceso de un encargado a los datos necesarios para prestar el servicio no se considera comunicación de datos, siempre que se cumpla lo establecido en el RGPD y en la propia ley. Lo que sí necesitas es el contrato de encargo con el nuevo proveedor. Si tu caso tiene dudas, consúltalo con quien te asesore en protección de datos.
¿Cuánto tiempo deben convivir los dos programas?
No hay una cifra fija: lo razonable es mantener el antiguo en modo consulta hasta que las citas futuras estén en el nuevo, hayas revisado una muestra de pacientes y tengas la exportación completa guardada y comprobada.
¿Qué pasa si la importación sale mal?
En Mi Clínica cada importación se puede deshacer: lo que creó queda inactivo o cancelado, salvo lo que se haya tocado después o ya tenga actividad propia, como una factura o una evolución. Y volver a importar el mismo fichero no duplica pacientes ni citas.