Copia de la historia clínica: cómo atender la petición

Si un paciente te escribe para pedir copia de la historia clínica, la clínica tiene que entregársela: la Ley 41/2002 le reconoce el derecho a obtener copia de los datos de su historia y el RGPD fija un plazo general de un mes para responder. Antes de entregarla, comprueba quién la pide, revisa lo que se puede reservar y deja constancia de todo.

Qué derecho tiene el paciente

El paciente tiene derecho a acceder a su historia clínica y a llevarse una copia, con algunas reservas. Lo dice el artículo 18.1 de la Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente: «El paciente tiene el derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella».

El mismo apartado añade que los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos. Es decir: la clínica tiene que tener un procedimiento, y conviene escribirlo antes de que llegue la primera petición.

Al mismo tiempo, la historia clínica está llena de datos personales, así que también se aplica el derecho de acceso del RGPD. Su artículo 15 obliga al responsable a facilitar una copia de los datos personales objeto de tratamiento, y de ahí salen las reglas de plazo y de coste que vemos más abajo. La LOPDGDD remite a ese artículo y añade algunas precisiones. Tu comunidad autónoma puede tener además normas propias sobre la historia clínica: compruébalas.

Quién puede pedirla y cómo comprobarlo

La copia puede pedirla el propio paciente o alguien en su nombre, pero en ese caso la representación tiene que estar acreditada. La Ley 41/2002 lo dice así: el derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada. La LOPDGDD, para los derechos de protección de datos, admite que se ejerzan directamente o por medio de representante legal o voluntario.

En la práctica, en recepción:

• Si la pide el paciente en persona, identifícale como harías al darle cita.
• Si la pide por correo o por teléfono, y tienes dudas razonables sobre quién es, el RGPD permite pedir la información adicional necesaria para confirmar su identidad. Pide solo lo necesario.
• Si la pide un tercero, exige el documento que acredita la representación y guárdalo con la solicitud.
• Si el paciente es menor de catorce años, la LOPDGDD prevé que los titulares de la patria potestad puedan ejercer en su nombre los derechos de acceso.

El acceso de familiares a la historia de un paciente fallecido tiene reglas propias, que explicamos en quién puede ver la historia clínica. Ante cualquier caso dudoso, consúltalo con tu asesor antes de entregar nada.

En qué plazo hay que responder

El plazo general es de un mes desde que recibes la solicitud. El artículo 12.3 del RGPD obliga a responder en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud, y permite prorrogarlo otros dos meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes. Si vas a usar la prórroga, tienes que avisar al paciente dentro del primer mes, indicando los motivos.

Cuatro reglas más que conviene tener presentes:

Situación	Lo que dice la norma
Coste	Atender el derecho de acceso no tiene coste para el paciente, con excepciones: por cualquier otra copia que pida se puede cobrar un canon razonable basado en los costes administrativos (RGPD, artículo 15.3), y si la solicitud es manifiestamente infundada o excesiva se puede cobrar un canon razonable o negarse a actuar (RGPD, artículo 12.5)
Medio de entrega más caro	Si el paciente elige un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, la solicitud se considera excesiva y él asume el exceso de costes (LOPDGDD, art. 13.4)
Solicitud por correo electrónico	La información se facilitará en un formato electrónico de uso común, salvo que el paciente pida otro modo (RGPD, art. 15.3)
Peticiones repetidas	A efectos de las solicitudes excesivas, se puede considerar repetitivo pedir el acceso más de una vez en seis meses, salvo causa legítima (LOPDGDD, art. 13.3)

Si tu comunidad autónoma tiene normas propias sobre el acceso a la historia clínica, aplica también lo que digan y, en caso de duda, pregúntalo a tu asesor.

Qué se puede reservar

Antes de entregar la copia hay que revisarla, porque la ley permite dejar fuera dos cosas. El artículo 18.3 de la Ley 41/2002 establece que el derecho de acceso no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas.

Traducido al día a día de una consulta:

• Datos de terceros. Lo que un familiar contó en confianza en interés terapéutico del paciente, por ejemplo, no se entrega sin más.
• Anotaciones subjetivas. El profesional puede reservar sus anotaciones subjetivas. Qué se considera anotación subjetiva conviene decidirlo con criterio y con tu asesor, no sobre la marcha.

Si decides no atender la solicitud, el RGPD obliga a informar al paciente sin dilación, y a más tardar en un mes, de las razones y de la posibilidad de reclamar ante una autoridad de control y de ejercitar acciones judiciales.

Cómo atender la petición, paso a paso

Un procedimiento sencillo, escrito y conocido por todo el equipo ayuda a no improvisar. Una propuesta para una clínica pequeña:

1. Registrar la solicitud con la fecha en que llega: desde ese día corre el plazo.
2. Comprobar la identidad o la representación, como se explica más arriba.
3. Concretar el alcance. Si tratas una gran cantidad de datos del paciente y no especifica a qué se refiere, la LOPDGDD permite pedirle, antes de facilitar la información, que especifique los datos o actividades de tratamiento a los que se refiere.
4. Preparar la copia con una persona que tenga acceso a la historia clínica, no en recepción.
5. Revisar las reservas de terceros y anotaciones subjetivas con el profesional que corresponda.
6. Entregarla por el medio acordado, en formato electrónico si la pidió por esa vía.
7. Guardar constancia de qué se entregó, cuándo, a quién y por qué medio.

Lo que entregas sale de tu historia clínica, así que cuanto más ordenada esté, menos cuesta este trabajo. Qué debe contener la historia lo repasamos en historia clínica electrónica.

Cómo dejar rastro

Dejar rastro no es burocracia: si un paciente reclama, la clínica tiene que poder demostrar que respondió. La LOPDGDD lo dice sin rodeos: la prueba del cumplimiento del deber de responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulado por el afectado recaerá sobre el responsable.

Para cada petición, guarda en un mismo sitio la solicitud con su fecha, la comprobación de identidad o representación, la respuesta, qué se entregó y cuándo, y, si hubo reservas o una prórroga, el motivo.

El programa de gestión también ayuda a ordenar quién toca la historia mientras se prepara la copia. En Mi Clínica los permisos van por rol: Recepción lleva agenda, pacientes, cobros y documentos administrativos sin nada clínico, así que puede recoger la solicitud sin ver la historia. Y queda registrado quién consulta la historia clínica, con usuario, fecha y hora, en la pestaña Actividad de la ficha del paciente, visible para quien tiene acceso clínico. El resto de funciones está en la página de Mi Clínica.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica (texto consolidado). BOE.
• Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento general de protección de datos. BOE (DOUE).
• Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (texto consolidado). BOE.