Cuánto tiempo hay que conservar la historia clínica

¿Cuánto tiempo hay que conservar la historia clínica? La Ley 41/2002 obliga a los centros sanitarios a conservar la documentación clínica durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. Es una ley básica estatal, y tu comunidad autónoma puede haber aprobado normas propias.

Lo que dice la ley, palabra por palabra

El artículo 17 de la Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente lo dice así: «Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial».

Tres piezas de esa frase cambian la forma de organizarse:

• «Como mínimo, cinco años». Es un suelo, no un plazo cerrado: la ley habla del tiempo adecuado a cada caso para la debida asistencia al paciente, y pone ese mínimo.
• «Documentación clínica». La ley la define como el soporte de cualquier tipo o clase que contiene un conjunto de datos e informaciones de carácter asistencial. No se limita a las notas de evolución.
• «No necesariamente en el soporte original». Se puede conservar en otro soporte, por ejemplo digitalizada, siempre en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad.

Desde cuándo se cuenta el plazo

El mínimo no se cuenta desde que el paciente llegó a la clínica, sino «desde la fecha del alta de cada proceso asistencial». La palabra importante es «cada»: un mismo paciente puede tener varios procesos a lo largo de los años, cada uno con su fecha de alta.

En una clínica que trabaja por sesiones o con tratamientos que se alargan meses, el alta no siempre es un momento evidente. Un paciente termina un tratamiento de fisioterapia y vuelve un año después por otra cosa; otro encadena revisiones de nutrición sin una fecha de cierre clara. Qué fecha toma tu clínica como alta de cada proceso conviene dejarlo fijado por escrito con tu asesor, y aplicarlo igual a todos los pacientes.

Una consecuencia práctica: para saber si una historia ha cumplido el mínimo, la fecha que cuenta es la del alta de cada proceso, no la de la primera visita ni la de la última cita.

Cuándo se conserva más tiempo

El mismo artículo prevé que la documentación clínica se conserve también en otros supuestos:

• A efectos judiciales, de conformidad con la legislación vigente.
• Por razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud. En esos casos, su tratamiento se hará de forma que se evite en lo posible la identificación de las personas afectadas.
• Datos relacionados con el nacimiento del paciente. No se destruyen: una vez conocido el fallecimiento del paciente, se trasladan a los archivos definitivos de la Administración correspondiente.

Si hay una reclamación en curso o previsible, el plazo deja de ser solo una cuestión sanitaria. Cuánto guardar cada historia por posibles responsabilidades depende de la normativa que se aplique a cada caso: es una pregunta para tu asesor, no para tu programa.

El papel de las comunidades autónomas

La Ley 41/2002 tiene la condición de básica, y el Estado y las comunidades autónomas adoptarán, en el ámbito de sus respectivas competencias, las medidas necesarias para su efectividad. La ley encarga además a las comunidades autónomas aprobar las disposiciones necesarias para que los centros sanitarios puedan adoptar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para archivar y proteger las historias clínicas y evitar su destrucción o su pérdida accidental.

Por eso el mínimo estatal de cinco años no tiene por qué ser la última palabra en tu caso: tu comunidad autónoma puede haber regulado plazos o condiciones propias. Aquí no damos plazos autonómicos, porque dependen del boletín oficial de cada comunidad. Pide a tu asesor que te confirme qué norma se aplica a tu clínica y anótalo en tu política de conservación.

Quién responde de la custodia

La ley reparte la responsabilidad según cómo se trabaje:

Situación	Qué dice la ley
Profesional sanitario que ejerce de manera individual	Es responsable de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que genere.
Centro con pacientes hospitalizados, o que atiende a un número suficiente de pacientes según el criterio de los servicios de salud	La historia se gestiona a través de la unidad de admisión y documentación clínica, y su custodia está bajo la responsabilidad de la dirección del centro.
Todos los profesionales sanitarios	Tienen el deber de cooperar en la creación y el mantenimiento de una documentación clínica ordenada y secuencial del proceso asistencial.

Además, el paciente tiene derecho a que los centros sanitarios establezcan un mecanismo de custodia activa y diligente de las historias clínicas, que permita la recogida, la integración, la recuperación y la comunicación de la información sometida al principio de confidencialidad. Quién puede consultar esa información lo explicamos en quién puede ver la historia clínica.

Qué pasa cuando vence el plazo

Cumplido el mínimo, la ley sigue hablando del tiempo adecuado a cada caso. Y el RGPD añade un principio que empuja en sentido contrario: los datos personales se mantendrán de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento. Entre las dos ideas hay que tomar una decisión, por tipos de caso, y dejarla escrita.

Si un paciente te pide que borres su historia antes de tiempo, ten en cuenta que el RGPD dice que el derecho de supresión no se aplica cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal que requiera el tratamiento de datos. Si su caso encaja ahí depende de las circunstancias: consúltalo con tu asesor antes de contestar.

Y cuando llegue el momento de suprimir, la LOPDGDD dice que el responsable del tratamiento estará obligado a bloquear los datos cuando proceda a su rectificación o supresión. El bloqueo consiste en identificarlos y reservarlos para impedir su tratamiento, salvo para ponerlos a disposición de jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal o las Administraciones Públicas competentes para exigir las posibles responsabilidades derivadas del tratamiento, y solo por el plazo de prescripción de esas responsabilidades.

Una política de conservación útil cabe en cinco líneas:

1. Qué se conserva: historia, documentos firmados, fotos e informes, en papel y en digital.
2. Desde qué fecha se cuenta el plazo de cada proceso.
3. Qué plazo se aplica, con la norma de tu comunidad confirmada por tu asesor.
4. Quién custodia y dónde está cada cosa, también lo que quedó en un programa anterior; cómo no perderlo al cambiar lo contamos en cambiar de programa de gestión clínica.
5. Qué se hace al vencer el plazo, quién lo decide y cómo queda constancia.

Lo que hace Mi Clínica y lo que decide la clínica

Qué se guarda y durante cuánto tiempo lo decide la clínica con su asesor; el programa no acredita el cumplimiento de ninguna norma. Lo que hace Mi Clínica es que lo firmado y lo importante no se pueda tocar por descuido:

• Documentos congelados. Al salir de borrador el documento se congela, y la base de datos impide borrarlo o cambiarlo. Solo se borra un borrador; lo demás se cancela o se sustituye por una versión nueva.
• El PDF firmado, con sus evidencias. Guarda canal, quién asistió la firma, IP, navegador y huellas, y la base de datos no deja borrar del almacén el PDF firmado de un documento.
• Body chart por versiones. Cada visita queda como una versión, y el mapa de una asistencia nunca se cambia ni se borra después.
• Archivos en un almacén seguro, hasta 25 MB por fichero, guardados con su huella y con el tipo comprobado por su contenido; lo que no se admite queda en cuarentena.
• Rastro de consultas. Queda registrado quién consulta la historia clínica, con usuario, fecha y hora, en un registro al que solo se añaden líneas.

Conviene saber también lo que no hace. Una evolución, la historia general o la ficha de una especialidad se pueden completar o corregir después: el programa anota quién hizo el cambio y cuándo, pero no guarda el texto anterior. Y Mi Clínica importa pacientes y citas, pero no la historia de otro programa, que se conserva aparte. Qué contiene cada historia lo repasamos en historia clínica electrónica, y cómo se firman y guardan los documentos, en documentos y firma.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 9 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica (texto consolidado). BOE.
• Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento general de protección de datos. BOE (DOUE).
• Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (texto consolidado). BOE.