Firmar un consentimiento a distancia: cómo funciona
Firmar un consentimiento a distancia consiste en enviar al paciente un enlace personal para que lea el documento en su móvil y lo firme antes de venir. Para que deje evidencias útiles, conviene que el enlace sea solo suyo, que la firma se confirme con un código que llegue a su correo y que quede constancia de cuándo, desde dónde y qué documento exacto se firmó.
Cuándo tiene sentido firmar a distancia
Firmar a distancia tiene sentido cuando el paciente necesita leer el documento con calma o cuando no está en la clínica en el momento de firmarlo. Por ejemplo:
- Antes de un tratamiento. El paciente recibe el consentimiento unos días antes, lo lee en casa y llega a la cita con él firmado.
- Un documento que se quedó sin firmar. Una autorización de fotos o el documento de protección de datos que se olvidó en recepción.
Si el paciente está delante, lo práctico es firmar en la tablet, con alguien del equipo que le explique el documento. Cuándo hace falta el consentimiento por escrito y qué tipos de firma electrónica existen lo explicamos en firmar consentimientos en tablet; aquí nos centramos en la firma con enlace.
Cómo funciona la firma con enlace, paso a paso
La firma a distancia sigue siempre el mismo recorrido: se prepara el documento, se congela, se envía y vuelve firmado. En Mi Clínica el proceso es este:
- Preparar el documento. Sale relleno con los datos del paciente, de la clínica y del profesional, con su número de colegiado. Mientras es borrador se puede corregir.
- Enviar el enlace. En la ventana de firma se elige «Enlace al móvil» y se manda por correo o por WhatsApp. Al enviarlo, el documento sale de borrador y se congela: lo que se firma es lo que se envió.
- Esperar la firma. El documento queda «Pendiente de firma» y pasa a «Firmado» solo cuando el paciente firma, sin que nadie tenga que tocar nada.
- Recibir la copia. Al firmarse, el documento se guarda firmado, con su PDF, y se manda una copia firmada a quien firma.
El paciente también puede rechazarlo desde el enlace. En ese caso el documento no se firma: queda anotado en su actividad y la clínica decide si lo reenvía o lo cancela.
Por correo o por WhatsApp: qué cambia
Los dos canales llevan al mismo enlace y a la misma página de firma; lo que cambia es quién entrega el mensaje.
| Por correo | Por WhatsApp | |
|---|---|---|
| Quién lo envía | Sale desde Mi Clínica, a nombre de la clínica | Se abre el WhatsApp de la clínica con el mensaje y el enlace escritos; alguien del equipo pulsa enviar |
| Qué necesita | El correo del paciente en su ficha | También el correo del paciente, porque el código llega por correo |
| Automático | Sí | No: el mensaje lo manda la persona desde el teléfono de la clínica |
WhatsApp no se envía solo: el programa no se conecta a WhatsApp, prepara el mensaje para mandarlo desde el WhatsApp de la clínica. Y en los dos casos hace falta el correo del paciente; sin él, el programa no deja pedir la firma a distancia y lo que queda es firmar en la tablet.
El código de un solo uso y la caducidad del enlace
El código de un solo uso sirve para comprobar que quien firma tiene acceso al correo del paciente, y es lo que distingue una firma con enlace de un simple «acepto». En Mi Clínica funciona así:
- Va al correo del paciente. Es un código de seis dígitos. El correo del código no lleva enlace, para no parecerse a un mensaje de suplantación.
- Dura poco. Caduca a los 15 minutos y sirve para leer y firmar el documento; si caduca, el paciente pide otro.
- Tiene un tope de intentos. Si se falla demasiadas veces, el enlace deja de valer y hay que mandar uno nuevo.
- El enlace caduca en 7 días. Si el paciente no firma en ese plazo, se reenvía (se crea uno nuevo y el anterior deja de valer), se firma en la tablet o se cancela el documento.
Si mientras el enlace está vivo el paciente acaba firmando en la tablet, ese enlace deja de valer. Y si el documento cambiara después de pedir la firma, no se podría firmar: habría que pedir una firma nueva.
Qué evidencias quedan y qué no prueban
Una firma con enlace y código es una firma electrónica simple, y su fuerza depende de las evidencias que la acompañan. El artículo 25.1 del Reglamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS) dice que «no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada». No se le pueden negar efectos por ser electrónica, pero tampoco equivale a una firma cualificada.
En Mi Clínica, el PDF firmado a distancia guarda el canal («Enlace personal (firma a distancia)»), la fecha y la hora, el firmante, el correo de verificación, la dirección IP, el navegador y las huellas del texto, de la firma y del PDF firmado a distancia. Lo que esto prueba, dicho como lo dice el propio programa: «Queda registrado el momento de la firma, el buzón de correo usado, desde qué conexión se hizo y la huella del documento». Y lo que no: «No acredita quién es la persona: comprueba que tiene acceso a ese buzón de correo». No hay DNI electrónico, certificado cualificado ni sello de tiempo cualificado. Qué nivel de firma necesita cada documento de tu clínica conviene decidirlo con tu asesor.
Errores típicos al pedir una firma a distancia
Estos fallos se evitan antes de enviar el enlace:
- Correo del paciente mal escrito. El código no llega y el paciente no puede firmar. Compruébalo en el alta.
- Enviar un borrador sin revisar. Al enviarlo, el documento se congela; si había un error, toca cancelar y hacer otro.
- Mandar el enlace el mismo día de la cita. Si el tratamiento necesita consentimiento escrito, conviene que llegue con margen para leerlo.
- Reenviar varias veces sin avisar. Cada reenvío anula el enlace anterior: si el paciente abre el viejo, ya no le vale.
- Dar por firmado lo que está pendiente. Hasta que el documento no pasa a «Firmado», no lo está.
Antes de enviar nada, revisa que el texto diga lo que tiene que decir: lo repasamos en qué debe incluir un consentimiento informado. Los documentos que se mandan a firmar salen de tus plantillas; cómo organizarlas lo contamos en plantillas de documentos para clínicas, y el resumen de documentos y firma está en la página de Mi Clínica.
Fuentes consultadas
Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo mandar el consentimiento por WhatsApp sin tener el correo del paciente?
En Mi Clínica, no. El código para confirmar la firma llega al correo del paciente, así que sin correo no se puede pedir la firma a distancia; en ese caso, se firma en la tablet de la clínica.
¿Qué pasa si el paciente no firma a tiempo?
El enlace caduca en 7 días. Desde el documento se puede reenviar (se crea un enlace nuevo y el anterior deja de valer), firmarlo en la tablet o cancelarlo.
¿Puede el paciente negarse a firmar desde el enlace?
Sí. El documento no se firma, queda anotado en su actividad y la clínica decide si lo vuelve a enviar o lo cancela.
¿La firma a distancia identifica al paciente como un DNI electrónico?
No. Es una firma electrónica simple con evidencias: prueba que alguien con acceso al correo del paciente aceptó ese documento exacto en un momento y desde una conexión concretos, pero no acredita por sí sola quién es esa persona.