Programa para clínicas de fisioterapia: agenda, historia y body chart

Un programa para clínica de fisioterapia tiene que resolver tres cosas del día a día: dar y mover sesiones sin que se pisen fisioterapeutas, salas y aparatos; anotar cada sesión en la historia del paciente, con un body chart que conserve lo marcado en cada visita; y llevar los bonos y los cobros sin hacer cuentas a mano.

Lo que una clínica de fisioterapia pide a su programa

Una clínica de fisioterapia no trabaja como una consulta de visita única. El mismo paciente vuelve varias veces en pocas semanas, las sesiones se pueden pagar por adelantado en un bono, varias personas comparten camillas y salas, y lo que se anotó en la sesión anterior tiene que estar a mano en la siguiente, aunque atienda otro compañero.

Una agenda genérica aguanta las primeras semanas. Después llegan los bonos de los que nadie sabe cuántas sesiones quedan, las notas en papel que no aparecen cuando el paciente cambia de fisioterapeuta y la sala reservada dos veces. Si buscas un «CRM para fisioterapeutas», lo que necesitas es justo lo contrario: cada paciente en una sola ficha, con sus sesiones, sus documentos y lo que ha pagado.

Esta tabla resume qué conviene pedir y cómo lo resuelve Mi Clínica:

Necesidad	Qué pedirle al programa	En Mi Clínica
Salas, camillas y aparatos	Que avise si algo ya está ocupado	La agenda avisa de solapes de profesional, sala o recurso, y lo comprueba el servidor.
Historia	Una historia de fisioterapia, no una genérica	Una pestaña de fisioterapia con antecedentes, asistencias, evolución, body chart y archivos.
Body chart	Que no se pierda lo marcado en visitas anteriores	Se guarda por versiones: cada visita queda como una versión.
Bonos	Que el saldo no dependa de apuntarlo a mano	Cada cita finalizada vinculada a un bono consume una sesión.
Equipo	Que cada persona vea lo suyo	Permisos por rol y, si hace falta, por persona.

Agenda de sesiones: la siguiente cita y los grupos

Cómo montar una agenda con varios profesionales, salas y aparatos lo contamos en la agenda de una clínica con varios profesionales. En fisioterapia hay además dos situaciones que se repiten cada día:

• La siguiente sesión, antes de que el paciente se vaya. En Mi Clínica, la hoja de la consulta tiene un acceso para programar la revisión, que abre una cita nueva con el mismo paciente y el mismo profesional ya puestos, lista para ajustar el día y la hora y guardarla. Así la siguiente cita no depende de que recepción se acuerde.
• Sesiones de grupo. Una misma cita puede reunir a varios pacientes: el titular y sus acompañantes, cada uno con su ficha.

Si un aparato se comparte entre cabinas, dalo de alta como recurso: la agenda avisa del solape igual que con una sala o con un profesional.

La historia de fisioterapia y la hoja de la sesión

En Mi Clínica la ficha del paciente lleva una historia general con alergias, medicación, antecedentes y hábitos, y una pestaña por especialidad. La de fisioterapia viene preparada de serie, con sus antecedentes, sus asistencias, la evolución de cada sesión, el body chart y los archivos.

Las alergias que se anotan en la historia general salen además como aviso en la cabecera de la ficha, a la vista de todo el equipo: quien da la cita también las ve, sin acceder a la historia.

Al empezar la sesión, el botón «Iniciar consulta» marca la cita como «en consulta» y abre la hoja para anotar la sesión. Desde esa hoja se puede hacer también una foto clínica sin cambiar de pantalla, y las fotos se guardan en la ficha del paciente, privadas por defecto.

Qué se anota en la hoja es criterio de cada fisioterapeuta. Mi Clínica es un programa de gestión: ordena y guarda lo que escribes, pero no diagnostica ni da consejo sanitario.

Body chart: cada visita, una versión

El body chart es el dibujo del cuerpo sobre el que se marcan las zonas y anotaciones de la sesión. En Mi Clínica se marca sobre el dibujo de la cara o del cuerpo, con el dedo en la tablet o con el ratón, y cada marca puede ser un punto, una línea, un trazo libre, un texto o una zona, con su nota.

Para la gestión de la clínica importa sobre todo cómo se guarda:

• Cada visita queda como una versión. El body chart se guarda por versiones, así que el mapa de cualquier sesión anterior sigue ahí para volver a verlo.
• Lo guardado no se sobrescribe. El mapa de una asistencia no se cambia ni se borra; para corregirlo se crea una versión nueva partiendo de la anterior, con el botón «Partir de esta versión».
• El autor y la hora los pone el servidor. Quién hizo el mapa y cuándo no lo decide la pantalla: lo sella el servidor, junto con una huella de los trazos.

En la práctica, si el paciente pasa de un fisioterapeuta a otro, el segundo tiene delante el mapa de cada sesión anterior y sabe quién lo hizo, sin depender de una foto de la pantalla ni de una libreta.

Bonos de sesiones y cobros

Si vendes las sesiones en bono, el problema de siempre es el saldo: si se apunta a mano, tarde o temprano no cuadra con las sesiones hechas. En Mi Clínica un tratamiento del catálogo puede llevar bono con su número de sesiones, y el consumo se registra al finalizar una cita vinculada al bono: una sesión por cita.

El programa impide gastar un bono agotado o caducado y no descuenta dos veces la misma cita. El saldo sale de los consumos registrados, no de un número que alguien pueda cambiar a mano.

Los cobros en efectivo, tarjeta, Bizum o transferencia se anotan en el programa, sin cobro online, y las facturas salen con número de serie sin huecos y se anulan con factura rectificativa.

Varios fisioterapeutas: quién ve qué

Cuando el equipo crece, la pregunta deja de ser «quién tiene la agenda» y pasa a ser «quién ve qué». De serie, en Mi Clínica el profesional sanitario ve su agenda y su parte clínica, y no factura ni gestiona; Recepción lleva agenda, pacientes, cobros y documentos administrativos sin nada clínico; y Administración gestiona y factura pero no ve la historia clínica.

Si un fisioterapeuta necesita ver la agenda de todo el equipo, por ejemplo porque coordina las salas, se le puede conceder ese permiso solo a él, sin cambiar el de los demás.

Queda registrado quién consulta la historia clínica, con usuario, fecha y hora. Y para dirigir la clínica, las estadísticas dan por profesional su ocupación y qué parte de sus citas finalizadas tienen otra cita detrás con el mismo paciente y el mismo profesional, un dato útil para repartir agendas sin ir a ciegas.

Qué comprobar en la prueba

Una demostración comercial enseña poco. Una semana con tu clínica real enseña mucho más. Durante la prueba, haz esto:

1. Da de alta a tus fisioterapeutas, tus salas y los aparatos que se comparten.
2. Crea en el catálogo tus tratamientos con su duración y, si los vendes así, con bono.
3. Da las citas de una semana y fuerza un solape para ver el aviso.
4. Anota una sesión con body chart y, en la siguiente, parte de esa versión.
5. Vende un bono, finaliza dos citas y mira el saldo.
6. Entra con un usuario de recepción y comprueba qué ve y qué no.

Y ten en cuenta lo que hoy no hace: los recordatorios automáticos al paciente por correo, SMS o WhatsApp están en activación y hoy no se envían, y no tiene reserva online ni pago online. Si vienes de otro programa, Mi Clínica importa pacientes y citas desde CSV o Excel con vista previa; te contamos cómo plantear el cambio en cambiar de programa de gestión clínica. El resumen de funciones está en la página de Mi Clínica.