Software para clínicas de medicina estética: fichas, fotos y firmas

Un software para clínica de medicina estética tiene que llevar algo más que citas: cada tratamiento con los documentos que exige, preparados para firmar, el mapa facial de cada sesión con el producto y el lote usados, el stock por lotes con su caducidad, las fotos clínicas separadas de las de redes y los presupuestos que acaban en factura.

Qué tiene de particular una clínica de estética

Una clínica de estética comparte con cualquier otra la agenda, la ficha del paciente y la facturación. Pero tiene cuatro rasgos que un programa genérico de citas no resuelve:

• Muchos documentos por paciente. Protección de datos, autorización de fotos, autorización de uso en marketing y, según el tratamiento, un consentimiento propio. Si dependen de que alguien se acuerde, alguno falta el día que hace falta.
• Producto con lote y caducidad. Saber qué producto y qué lote se usó en cada paciente, y qué lotes caducan pronto, es organización del almacén, y en una libreta se pierde.
• Fotos con dos usos distintos. La foto que documenta la sesión no es la foto que se publica.
• Presupuesto antes de tratar. Lo aceptado tiene que acabar en una factura que cuadre.

Si además combinas medicina estética y estética avanzada, con cabinas y aparatos compartidos, conviene que el programa las distinga. En Mi Clínica son dos especialidades distintas, cada una con su color y su pestaña en la ficha del paciente, y un equipo como el láser se da de alta como recurso para que la agenda avise si ya está reservado.

Cada tratamiento, con sus documentos

Con los documentos, el riesgo no es solo firmar mal: también olvidarse de firmar. En Mi Clínica cada tratamiento del catálogo dice qué documentos exige: consentimientos, protección de datos, autorizaciones, con plantillas propias de la clínica o de serie. Cuando ese tratamiento se le asigna a un paciente, con una cita o con un plan de tratamiento, se le preparan como borrador los documentos que exige y que todavía no tiene, y la pestaña Documentos del paciente los cuenta.

Los de protección de datos, fotografías y marketing se piden una sola vez por paciente, da igual con qué plantilla se hicieran. El consentimiento de un tratamiento, en cambio, va con ese tratamiento. Y si alguno no hace falta en un caso concreto, se cancela.

Un tratamiento solo puede exigir documentos que firma el paciente: los informes, recetas y planes los prepara su profesional. El texto legal definitivo de cada documento lo pone la clínica con sus plantillas. Cómo se firma después en la tablet o a distancia, y qué evidencias quedan, lo contamos en firmar consentimientos en tablet.

La ficha y el mapa facial de cada sesión

La ficha del paciente lleva una historia general con alergias, medicación, antecedentes y hábitos, y una pestaña por especialidad con sus antecedentes, sus asistencias, la evolución de cada sesión, el body chart y los archivos. Las alergias que se anotan en la historia general salen como aviso en la cabecera de la ficha, que ve todo el equipo.

En medicina estética y estética avanzada el body chart se abre de serie sobre la cara, y también hay plantilla de cuerpo. Sobre el mapa se marcan las zonas de la sesión y, en cada marca, se puede indicar el lote usado: el programa solo deja elegir lotes de la propia clínica y rellena él mismo el producto y el número de lote, para que nadie los teclee a mano.

El body chart se guarda por versiones: cada visita queda como una versión, y el mapa de una sesión ya guardada no se cambia ni se borra. Qué se trata, dónde y con qué es decisión clínica del profesional: Mi Clínica no diagnostica ni da consejo sanitario.

Stock por lotes: en qué pacientes se usó cada uno

El stock de Mi Clínica se lleva por lotes: producto, número de lote, caducidad, proveedor, cantidad restante y número de usos. El inventario marca los lotes caducados, los que caducan en los próximos 30 días y los que se están acabando.

Cuando se registra el uso de un lote en un paciente, queda anotado quién lo usó, en qué paciente y cuándo, se descuenta del restante y el programa impide gastar más de lo que hay. Desde el detalle del lote se ve en qué pacientes se usó, con los nombres solo para quien tiene acceso clínico o de gestión.

¿Para qué sirve en la práctica? Si un proveedor te avisa de un problema con un lote, en lugar de revisar fichas una a una tienes la lista de pacientes delante. Y si retiras un lote, por caducado o por una incidencia, el programa deja el restante a cero y guarda el motivo en su historial.

Fotos clínicas y fotos para redes, separadas

En Mi Clínica las fotos se suben a la ficha del paciente como antes, después o seguimiento, nacen privadas y solo las ve quien tiene acceso clínico. Hay un comparador de fotos para ver la evolución.

Para usar una foto en marketing hace falta el consentimiento de marketing firmado del paciente: nunca se deduce de la foto clínica. Por qué son dos consentimientos distintos y cómo organizarlo lo explicamos en fotos de pacientes antes y después.

Presupuestos, bonos y cobros

Cuando el presupuesto va antes que el tratamiento, lo importante es que lo aceptado acabe en la factura. En Mi Clínica los presupuestos se imprimen o se descargan en PDF para el paciente, se marcan como aceptados o rechazados y, hecho el tratamiento, se convierten en factura, una sola vez.

Los tratamientos que se venden por sesiones pueden llevar bono, y cada cita finalizada vinculada al bono descuenta una sesión. Los cobros en efectivo, tarjeta, Bizum o transferencia se anotan en el programa, sin cobro online, y las facturas salen con número de serie sin huecos y se anulan con factura rectificativa.

Qué comprobar antes de decidir

Si estás comparando programas para tu clínica estética, prueba con tu catálogo real, no con datos de ejemplo:

1. Crea dos tratamientos tuyos y di qué documentos exige cada uno.
2. Da una cita con uno de ellos a un paciente nuevo y mira qué borradores aparecen.
3. Firma uno en la tablet y envía otro a distancia.
4. Da de alta un producto con dos lotes, registra su uso y busca en qué pacientes se usó.
5. Sube una foto y comprueba que no puedes pasarla a marketing sin el consentimiento firmado.
6. Haz un presupuesto, acéptalo y conviértelo en factura.

Y ten en cuenta lo que hoy no hace: los recordatorios automáticos al paciente por correo, SMS o WhatsApp están en activación y hoy no se envían, y no hay reserva online, pago online ni portal o app del paciente. El resto de funciones lo tienes en la página de Mi Clínica y la visión general en qué debe tener un software de gestión para clínicas.