Control de caja en una clínica: cobros y caja del día

El control de caja en una clínica consiste en anotar cada cobro en el momento, con su paciente, su factura y su método —efectivo, tarjeta, Bizum o transferencia—, y comprobar al final del día que lo anotado coincide con el dinero del cajón, con el cierre del datáfono y con lo que ha entrado por el banco.

Por qué la caja de una clínica no cuadra

Cuando una caja no cuadra, lo primero es buscar un cobro que no se anotó, que se anotó tarde o que se anotó con otro método. En una clínica se cobra a ratos: entre dos pacientes, con el teléfono sonando y alguien esperando en el mostrador. Estas son las causas que conviene descartar primero:

• Cobros apuntados de memoria al final de la mañana, cuando ya no se recuerda si aquel pago fue en efectivo o con tarjeta.
• Método equivocado: un Bizum anotado como tarjeta descuadra las dos cosas a la vez.
• Pagos parciales sin rastro: el paciente deja una parte y nadie apunta cuánto falta.
• Cobros sin factura, o facturas que se preparan y no se emiten.
• Salidas de la caja, como una compra pequeña pagada con el efectivo del cajón, que nadie apunta.

La solución no es contar mejor al final, sino anotar bien al principio: cada cobro, en el momento, contra su factura y con su método.

Cada cobro, con su factura y su método

Un cobro bien anotado dice quién paga, qué paga, cuánto y cómo. En Mi Clínica se registra desde «Registrar cobro»: eliges al paciente y, si tiene facturas pendientes, el programa te las enseña por si cobras una de ellas, con su importe y su método. Si no, anotas qué se cobra, su importe, el método —efectivo, tarjeta, Bizum, transferencia u otros— y, si hace falta, una nota. Ese cobro queda registrado sin factura y, si el paciente la pide, la emites desde el mismo cobro; con servicios exentos de IVA, esa factura todavía no se emite desde el programa.

• Total o parcial. Si el paciente paga una parte, el programa avisa de cuánto quedará pendiente en la factura. Nunca se cobra más que el total de la factura.
• Borradores. Una factura en borrador se emite, y se numera, al registrar su cobro. Para emitirla, el paciente necesita su DNI/NIE en la ficha.
• El método, en el programa. El método de pago queda guardado en el cobro, y es el que usan la caja del día, la lista de cobros y el reparto por métodos de pago.
• Quién cobra. De serie, cobran Dirección, Administración y Recepción; el profesional sanitario no factura.

Mi Clínica no cobra por ti: no hay datáfono ni pasarela de pago conectados, ni cobro online. El pago se hace en tu datáfono, por Bizum o por transferencia, y en el programa se anota con su método.

Revisa importe y método antes de confirmar. Una factura que ya tiene cobros no se puede anular desde Mi Clínica: antes habría que registrar la devolución del dinero, y eso todavía no se hace desde el programa.

La caja del día en Mi Clínica

La caja del día tiene que contestar a una pregunta: cuánto ha entrado hoy y por qué vía. En Mi Clínica, la pantalla de Facturación tiene una pestaña Caja con los movimientos de hoy y un arqueo:

En la pestaña Caja	Qué muestra
Movimientos de caja de hoy	Cada cobro del día con su paciente, su concepto, su método y su importe y, como salidas, las devoluciones.
Cobros del día	La suma de todo lo cobrado hoy.
Salidas del día	La suma de esas devoluciones. Los gastos no entran en la caja del día.
Cobrado en efectivo	Lo cobrado hoy en efectivo, menos lo devuelto hoy en efectivo.
Tarjeta / Bizum / transferencia	Lo cobrado hoy por las demás vías.

Encima, la misma pantalla resume lo cobrado hoy, lo facturado en los últimos 30 días, lo pendiente de cobro y el ticket medio. La pestaña Cobros lista los pagos con su fecha, su paciente, su factura y su método (el método, en las facturas cobradas en los últimos 62 días), y la de Métodos de pago reparte lo cobrado en los últimos 30 días entre tarjeta, efectivo, Bizum, transferencia y otros. En el Resumen, el balance del mes pone frente a frente los ingresos cobrados y los gastos de los últimos 30 días.

Cómo cuadrar la caja al terminar el día

Cuadrar la caja es comparar tres cosas: lo que dice el programa, lo que hay en el cajón y lo que dicen el datáfono y el banco. Un orden que funciona:

1. Repasa la agenda del día. Cada paciente atendido tiene que tener su cobro o su factura pendiente. Las facturas emitidas sin cobrar aparecen en la pestaña Deudores; los borradores, en la lista de facturas.
2. Cuenta el cajón y réstale el cambio con el que abriste. Lo que queda, más lo que hayas pagado en efectivo con el dinero del cajón, tiene que coincidir con «Cobrado en efectivo».
3. Saca el cierre del datáfono y súmale los Bizum y las transferencias del día. Compáralo con la línea de tarjeta, Bizum y transferencia.
4. Si no cuadra, busca en la lista de cobros un pago con el método cambiado o uno que falte.
5. Apunta el resultado del recuento donde tu clínica lo guarde, con el nombre de quien cierra. Mi Clínica te da las cifras del día; el recuento del cajón lo haces tú.

Dos costumbres ayudan: anotar cada cobro en el momento en que el paciente paga, no al final, y que quien cierra la caja sepa con qué cambio se abrió si la abrió otra persona.

El límite de los pagos en efectivo

Si tu clínica cobra como empresa o como profesional, una operación de 1.000 euros o más no puede pagarse en efectivo. Lo dice el artículo 7 de la Ley 7/2012: no podrán pagarse en efectivo las operaciones en las que alguna de las partes actúe en calidad de empresario o profesional, con un importe igual o superior a 1.000 euros o su contravalor en moneda extranjera. El importe sube a 10.000 euros cuando paga una persona física que justifique que no tiene su domicilio fiscal en España y no actúa como empresario o profesional.

Tres detalles que importan en una clínica:

• Los pagos fraccionados se suman. Para calcular el límite se suman los importes de todos los pagos en que se haya podido fraccionar la prestación del servicio: un tratamiento de 1.200 euros pagado en dos veces sigue siendo una operación de 1.200 euros.
• Responden los dos. Son infractores tanto quien paga como quien recibe el efectivo por encima del límite.
• Guarda los justificantes. En las operaciones que no pueden pagarse en efectivo, quienes intervienen deben conservar los justificantes del pago durante cinco años desde la fecha del pago.

Por eso es útil que cada cobro quede con su método: si un tratamiento se ha cobrado en varias veces, en la pestaña Cobros de esa factura ves cada pago con su fecha, su método y su importe.

Qué comprobar en la prueba

Antes de confiar tu caja a un programa, pruébalo con los cobros de un día normal:

1. Registra un cobro parcial en efectivo y otro por Bizum.
2. Abre la pestaña Caja y comprueba que los dos aparecen con su método y que el arqueo separa el efectivo del resto.
3. Cobra una factura que esté en borrador y mira cómo se emite con su número.
4. Revisa la pestaña Métodos de pago y la de Deudores.
5. Comprueba que tu recepción puede cobrar y que un profesional sanitario, de serie, no.

Si preparas presupuestos antes de tratar, en presupuestos de tratamiento en una clínica contamos cómo pasan a factura. Para ver cómo encajan los cobros en el día completo de la clínica, lee software de gestión para clínicas, y el resto de funciones está en la página de Mi Clínica.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude (texto consolidado). BOE.