Control de gastos de una clínica: qué anotar y cómo verlo

El control de gastos de una clínica consiste en anotar cada factura de proveedor (alquiler, sueldos, material, aparatos, seguros) en el mismo sitio donde anotas lo que cobras, con su fecha, su categoría y cómo la pagaste. Así, al acabar el mes sabes qué ha entrado, qué ha salido y qué queda, sin esperar al cierre de la asesoría.

Por qué llevar los gastos junto a los cobros

Porque el resultado de un mes solo se ve cuando lo que entra y lo que sale están en el mismo sitio. Si en tu consulta los cobros viven en el programa de gestión y los gastos en una carpeta de facturas, en el correo o en el banco, la asesoría los junta cuando le toca y tú ves el resultado semanas después, cuando ya no puedes corregir nada.

Las señales de que te falta este control son conocidas:

• No sabes si un mes flojo de agenda ha cubierto el alquiler y los sueldos.
• Pides material sin saber cuánto gastaste en material el mes anterior.
• Las facturas de proveedores aparecen en el correo cuando la asesoría te las reclama.
• Una compra grande, como un aparato nuevo, te desordena las cuentas de varios meses y no sabes cuánto.

No hace falta llevar una contabilidad paralela. Basta con anotar cada gasto el día que llega su factura y mirar el resumen una vez al mes. La contabilidad y los impuestos los sigue llevando quien los lleva hoy.

Los gastos típicos de una clínica

Casi todos los gastos de una clínica caben en media docena de grupos, y conviene repasarlos una vez antes de empezar a anotar para que ninguno se quede fuera.

Grupo	Ejemplos	Cómo suele llegar
Local	Alquiler, comunidad, luz, agua, teléfono	Fijo, cada mes
Equipo	Sueldos del personal	Fijo, cada mes
Material y consumibles	Material de cabina, desechables, productos que se usan en consulta	Variable, según la actividad
Aparatos	Compra, mantenimiento y reparaciones	Puntual
Seguros	Seguro del local, seguro de responsabilidad civil	Anual o fraccionado
Servicios externos	Asesoría, limpieza, programas informáticos, formación	Fijo o puntual

Distinguir lo fijo de lo variable es lo más útil de esta lista. Los gastos fijos llegan aunque la agenda esté vacía; los variables suben y bajan con el número de pacientes. Si sabes cuánto suman tus fijos, sabes cuánto tienes que cobrar cada mes antes de empezar a ganar dinero. Esa cifra es de tu clínica: no hay una referencia que valga para todas.

Qué anotar de cada gasto

De cada gasto hay que anotar lo que permite encontrarlo después y saber a qué corresponde: quién lo factura, qué número tiene la factura, de qué fecha es, qué se compró, en qué categoría va, cuánto fue y cómo se pagó.

En Mi Clínica los gastos están en una pestaña de Facturación, junto a las facturas, los cobros y los presupuestos. Con el botón «+ Registrar gasto» se abre una ficha con estos campos:

Campo	Para qué sirve
Proveedor	Saber a quién pagas y cuánto le pagas en el año
Concepto	El detalle: «Material de cabina», «Revisión del láser»
Categoría	Agrupar los gastos para ver en qué se va el dinero
Nº de factura y fecha de la factura	Encontrar la factura cuando la pida la asesoría
Importes de la factura	Lo que suma el gasto en el resumen
Forma de pago	Tarjeta, transferencia, domiciliación, efectivo o Bizum

El programa no deja guardar un gasto sin proveedor, sin número de factura o sin fecha. Un gasto ya registrado se puede corregir después, salvo el proveedor, que no cambia una vez anotado. Un consejo práctico: escribe el concepto concreto. «Varios» no te dirá nada dentro de seis meses; «Desechables de cabina» sí.

Categorías: pocas y siempre las mismas

Una categoría solo sirve si al final del mes te dice en qué se va el dinero, y para eso bastan pocas, usadas siempre igual. Con veinte categorías cada persona elige una distinta para el mismo gasto y el resumen deja de cuadrar.

Mi Clínica trabaja con cuatro categorías fijas (no se pueden añadir otras):

• Compras y servicios.
• Sueldos y salarios.
• Alquileres y primas de seguros.
• Intereses y gastos financieros.

Algunos gastos encajan solos por el nombre: el alquiler del local va en alquileres y la nómina, en sueldos. Para el resto, el detalle lo da el concepto, no la categoría: «Material de cabina» y «Mantenimiento del láser» pueden ir en la misma categoría y seguir distinguiéndose en la lista. Si tienes dudas sobre dónde va un gasto en tu contabilidad, pregúntalo una vez a tu asesoría y aplica siempre el mismo criterio.

Ver qué deja cada mes

Lo que deja un mes es lo cobrado menos lo gastado, y conviene mirarlo con lo pendiente de cobro al lado, porque un mes con mucho pendiente puede parecer peor de lo que es.

En Mi Clínica, el resumen de Facturación lo pone en una sola pantalla:

• Una gráfica de lo cobrado frente a los gastos de los últimos seis meses, mes a mes.
• Un balance de los últimos 30 días con los ingresos cobrados, los gastos, el resultado y lo pendiente de cobro.

Cada gasto cuenta en la fecha de su factura, no en el día en que lo anotaste. Por eso conviene poner la fecha real aunque registres la factura con retraso.

Al leer el resumen, tres ideas:

1. Compara meses, no un mes suelto. Un mes con la compra de un aparato saldrá en negativo; lo que importa es la tendencia.
2. Separa fijos y variables. Si el material sube más que los cobros, algo se está gastando de más o cobrando de menos.
3. Mira el pendiente. Un resultado bajo con mucho pendiente de cobro no es lo mismo que un resultado bajo sin pendiente.

Si lo pendiente sale de presupuestos que se convierten en factura cuando se hace el tratamiento, te contamos cómo llevarlos en presupuestos de tratamiento en una clínica.

Quién lleva los gastos y cada cuánto

Los gastos los tiene que llevar una o dos personas con una rutina fija: anotar cada factura al recibirla y revisar el mes al cerrarlo. Si todo el equipo anota «un poco», nadie sabe qué falta.

En Mi Clínica, de serie, los gastos los llevan Dirección y Administración. Recepción, que sí lleva agenda, pacientes y cobros, no los gestiona, igual que los profesionales sanitarios. Una rutina que funciona:

1. Cada día: la factura que llega se anota ese mismo día, con su fecha real.
2. Cada semana: repasa el banco y anota las domiciliaciones y los cargos con tarjeta que falten.
3. Cada mes: mira el resumen de ingresos y gastos y compáralo con los meses anteriores.
4. Cuando toque: pasa a tu asesoría las facturas originales, como hasta ahora.

Mi Clínica es un programa de gestión: te ayuda a ver qué entra y qué sale, pero no sustituye a la contabilidad ni decide cómo se declara cada gasto; eso es cosa de tu asesoría. Si estás empezando a ordenar la clínica, en qué debe tener un software de gestión para clínicas repasamos el resto de piezas. El resumen de funciones está en la página de Mi Clínica.