Importar pacientes desde Excel: cómo preparar la hoja
Para importar pacientes desde Excel sin sustos, prepara una hoja con una fila por paciente y los nombres de las columnas en la primera fila, deja una columna que identifique a cada paciente (código, número de historia o DNI) y revisa la vista previa antes de importar. En Mi Clínica, volver a importar el mismo fichero no duplica y cada importación se puede deshacer.
Cómo preparar la hoja antes de importar
Una hoja bien preparada es la mitad de la importación: si el programa la lee sin tener que interpretar nada, casi no habrá filas rechazadas. Antes de subirla, comprueba esto:
- Una fila por paciente y los nombres de las columnas en la primera fila. Los errores se señalan con el número de fila de tu hoja, así que encontrarás cada uno en tu Excel.
- Una sola hoja con los datos. De un libro de Excel, Mi Clínica lee la hoja activa: deja los pacientes en una sola hoja y quita las demás de la copia que vas a subir.
- Formato .xlsx o .csv. Si tu programa anterior exporta en otro formato, guárdalo antes como .xlsx o como CSV.
- En CSV, punto y coma o coma como separador: el programa detecta cuál usas. Y lee los acentos tanto en UTF-8 como en la codificación con la que suele guardar Excel en Windows.
- Tamaño. Cada fichero admite hasta 50 MB y 200.000 filas; si tu exportación es más grande, pártela en varios ficheros.
Las fechas pueden ir como fecha de Excel o como texto con día, mes y año (dd/mm/aaaa) o al revés (aaaa-mm-dd). Una fecha de nacimiento que no se entiende no detiene nada: ese paciente entra con la fecha vacía y un aviso para que la completes después.
Qué columnas poner y cómo llamarlas
La única columna imprescindible para importar pacientes es la del nombre: puede venir en una columna de nombre y otra de apellidos, o en una sola con el nombre completo. El resto es opcional, pero cuanto mejor identificado esté cada paciente, mejor saldrán las citas y las reimportaciones.
| Dato | Para qué sirve | Nombres de columna que reconoce |
|---|---|---|
| Nombre y apellidos | Imprescindible | Nombre, Apellidos, Primer apellido, Nombre y apellidos |
| Código, nº de historia o DNI | Identificar al paciente al reimportar y enlazar sus citas | Código, Nº historia, NHC, DNI, NIE |
| Teléfono, móvil y correo | Contacto | Teléfono, Móvil, Correo, Email |
| Fecha de nacimiento | Saber si es menor de edad | Fecha de nacimiento, F. nacimiento |
| Alergias | Pasan a la historia general y al aviso de la ficha | Alergias |
| Tutor | Para los pacientes menores | Tutor, Tutor legal, Parentesco, Teléfono tutor |
| Observaciones | Notas del paciente | Observaciones, Notas, Comentarios |
Los nombres de columna se comparan sin tener en cuenta mayúsculas ni acentos, y las columnas que no reconoce se ignoran. Si tu exportación llama a una columna de otra forma, lo más sencillo es cambiarle el nombre en la hoja a uno de la tabla.
Si no hay columna de código, número de historia ni DNI, reconocer a cada paciente al volver a importar es menos seguro. Merece la pena traer al menos una de las tres.
Y aprovecha para quitar lo que no necesitas. El Reglamento general de protección de datos pide que los datos sean «adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario en relación con los fines para los que son tratados», y también «exactos y, si fuera necesario, actualizados». Una exportación de años suele traer campos que nadie usa y teléfonos que ya no son de ese paciente: es el momento de dejarlos fuera.
Duplicados: dentro del fichero y con lo que ya tienes
Los duplicados se resuelven mejor antes de importar que después, y Mi Clínica los busca en dos sitios: dentro del propio fichero y entre los pacientes que ya tienes.
- Mismo código o mismo DNI en dos filas del fichero: la segunda fila no entra, y el aviso dice en qué fila está la primera.
- DNI o NIE con la letra de control mal: esa fila no entra hasta que lo corrijas.
- DNI que ya existe en tu clínica: no se crea una segunda ficha. La fila se vincula a la ficha que ya existe y solo se rellenan sus huecos.
- Mismo teléfono o correo que otro paciente: se crea igualmente, porque puede ser un familiar que comparte teléfono.
- Correo sin formato de correo: el paciente entra con el correo vacío y un aviso.
Si en tu programa anterior hay pacientes dados de alta dos veces, unifícalos en la hoja antes de subirla. El programa reconoce a la misma persona por su código, su número de historia o su DNI: dos filas de una misma persona con códigos distintos y sin DNI acabarían en dos fichas.
La vista previa: qué mirar antes de pulsar «Importar»
La vista previa te dice qué va a pasar con cada fila antes de que entre nada. En Mi Clínica la importación está en Configuración, en «Importar datos», y de serie la pueden hacer Dirección y Administración. Eliges si importas pacientes o citas, subes el fichero y la pantalla te muestra cuántas filas ha leído, cuántas entran como nuevas, cuántas se vinculan a fichas que ya existían, cuántas no entran y los primeros errores y avisos, cada uno con su número de fila.
Nada se guarda hasta que pulses «Importar». Si falta una columna imprescindible, la pantalla lo dice y no deja seguir. Y la vista previa no se queda esperando: si no la ejecutas en 24 horas, caduca y hay que volver a subir el fichero.
Al pulsar «Importar», las filas válidas entran todas en una sola operación, así que un fallo a mitad no deja la importación a medias; las filas con error se quedan fuera. Un buen hábito es hacer primero una prueba con veinte o treinta filas, revisar a mano cómo han quedado esas fichas y, si algo no cuadra, deshacer y corregir la hoja.
Después, las citas
Las citas se importan en un segundo fichero y siempre después de los pacientes, porque cada cita tiene que poder encontrar a su paciente. Para eso, cada fila de cita necesita el código, el número de historia o el DNI del paciente; si no lo trae o el paciente no está, esa cita no entra.
- Fecha y hora de inicio, en una columna o en dos. Sin ellas, la fila no entra.
- Duración u hora de fin. Si no hay ninguna de las dos, la cita entra con 30 minutos y un aviso.
- Estado. Reconoce las palabras habituales, como «pendiente», «confirmada», «realizada», «anulada» o «no acudió». Si la columna va vacía, lo deduce por la fecha: las pasadas entran como finalizadas y las futuras, como planificadas. Un estado que no reconoce deja la fila fuera: cámbialo en la hoja por uno reconocible.
- Profesional, sala y tratamiento. Se emparejan por nombre con los que ya tienes dados de alta. Si un nombre no casa, la cita entra sin ese dato y el nombre del programa anterior queda en sus notas; y si un nombre puede ser de dos personas, no elige ninguna.
Por eso conviene dar de alta antes a tu equipo y tus salas con los mismos nombres que usabas en el programa anterior. Cómo organizarlos en la agenda lo contamos en la agenda de una clínica con varios profesionales.
Volver a importar, deshacer y lo que no se importa
Una importación no es un paso sin vuelta atrás. Si vuelves a subir el mismo fichero, no se duplica nada: lo que cambió en tu programa anterior se pone al día, y si alguien ya tocó una ficha aquí, solo se rellenan los huecos y nunca se pisa lo que escribió tu equipo.
Cada importación queda en una lista, «Importaciones hechas», con su botón «Deshacer». Al deshacer, los pacientes que entraron quedan inactivos y las citas, canceladas. No se borra nada, y lo que se haya tocado después no se deshace: un paciente con citas creadas ya en Mi Clínica o con facturas se queda activo.
Las fichas que llegan por importación llevan la etiqueta «Importado». Las alergias del fichero pasan a la historia general y al aviso de la cabecera de la ficha, y un menor que llega sin tutor entra con el aviso de menor de edad para que lo completes en recepción; lo que conviene revisar en ese momento lo contamos en el alta de un paciente nuevo. La preferencia de recibir comunicaciones comerciales nunca se deduce de la exportación: entra desactivada.
Hoy Mi Clínica importa pacientes y citas. La historia clínica, los documentos y las facturas del programa anterior no se importan. Qué hacer con esa parte, cómo pedir la exportación al proveedor y cómo elegir la fecha de corte lo explicamos en cambiar de programa de gestión clínica. El resto de funciones, en la página de Mi Clínica.
Fuentes consultadas
Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo importar los pacientes desde un CSV en lugar de un Excel?
Sí. Mi Clínica admite ficheros .xlsx y .csv. En el CSV puedes usar punto y coma o coma como separador: el programa detecta cuál es.
¿Qué pasa si importo dos veces el mismo fichero?
No se duplica nada: volver a importar el mismo fichero no duplica, y lo que tu equipo ya modificó en Mi Clínica no se pisa.
¿Se puede importar la historia clínica desde una hoja de cálculo?
Hoy no. Mi Clínica importa pacientes y citas; la historia clínica, los documentos y las facturas del programa anterior no se importan y hay que conservarlos en su exportación original.
¿Quién puede importar pacientes en Mi Clínica?
De serie, Dirección y Administración, que son los puestos con permiso de gestión. Recepción y los profesionales sanitarios trabajan con los pacientes una vez importados, cada uno con los permisos de su puesto.