Indicadores para gestionar una clínica

Los indicadores de gestión de una clínica que más ayudan a decidir son pocos: facturación, cobrado frente a pendiente, citas con sus cancelaciones y no presentados, ocupación de la agenda y pacientes nuevos y recurrentes. Lo importante no es tener muchas cifras, sino saber exactamente qué cuenta cada una y compararla siempre con un periodo equivalente.

Qué indicadores mirar y cómo compararlos

Un cuadro de mando útil para una clínica cabe en una pantalla y responde a tres preguntas: cuánto ingresas, cuánto se aprovecha la agenda y si los pacientes vuelven. Estos son los indicadores que lo cuentan:

Indicador	Qué te dice
Facturación y ticket medio	Cuánto has facturado y cuánto supone, de media, cada factura
Cobros y deuda pendiente	Cuánto ha entrado de verdad y cuánto queda por cobrar
Citas, cancelaciones y no presentados	Cuánta agenda se pierde por el camino
Ocupación	Qué parte del horario de tus profesionales está con citas
Pacientes nuevos y recurrentes	Si entran pacientes y si los que ya tienes vuelven
Producción por profesional	Qué volumen de trabajo atendido aporta cada profesional

La comparación importa tanto como la cifra. Comparar los catorce primeros días de un mes con un mes entero da una caída que no existe. En las estadísticas de Mi Clínica eliges mes, trimestre o año, y el periodo anterior abarca el mismo número de días transcurridos: del 1 al 14 de septiembre se compara con el 1 al 14 de agosto. Además puedes filtrar por especialidad o por profesional.

De serie, las estadísticas las ven Dirección y Administración. La pantalla de Inicio da a todo el equipo las cifras del día (a quien solo ve su agenda, las de la suya), y las de dinero solo se muestran a quien tiene permiso de facturación.

Facturación, cobros y deuda: tres cifras distintas

Facturar no es cobrar, y mezclar las dos cifras es el error más común al leer las cuentas de una clínica. Conviene separarlas así:

• Facturación: en Mi Clínica cuenta las facturas emitidas, por su fecha de emisión. Los borradores no cuentan, y una factura rectificativa que sustituye a otra no se suma encima de la original.
• Ticket medio: la facturación dividida entre el número de facturas ordinarias del periodo.
• Cobros: lo cobrado en el periodo, cada cobro por su fecha, tenga factura o no.
• Deuda pendiente: lo emitido menos lo cobrado, en el conjunto. Es una foto de hoy, no del periodo que estás mirando.

Léelas juntas. Si la facturación sube y los cobros no la siguen, la deuda crece aunque el mes parezca bueno. Cómo cuadrar lo que entra cada día lo contamos en cobros y caja del día en una clínica.

Un detalle práctico: las facturas no llevan profesional ni especialidad. Por eso, cuando filtras las estadísticas por profesional o por especialidad, las cifras de facturas no se reparten con un porcentaje inventado: desaparecen, y la gráfica mensual pasa a mostrar la producción, que sí se puede atribuir.

Citas, cancelaciones y no presentados

Las citas que no llegan a hacerse son agenda perdida, y medirlas bien empieza por definirlas. En Mi Clínica:

• Citas son todas las del periodo salvo las canceladas.
• Tasa de cancelación: las canceladas sobre el total de citas, canceladas incluidas.
• Tasa de no presentados: los no presentados sobre las citas no canceladas.

Citas, cancelaciones y no presentados se ven también mes a mes en una gráfica de los últimos doce meses, que es donde se aprecia si algo cambia de verdad o es un mes raro. Para que la cifra sea fiable, el equipo tiene que marcar cada cita con su estado real: una cita que se queda en «planificada» no cuenta ni como atendida ni como no presentada.

¿Qué hacer si los no presentados suben? Primero, mira si se concentran en un profesional, una franja o un tipo de paciente. Después, actúa en recepción: confirmar las citas por teléfono y tener una lista de espera para cubrir los huecos, como contamos en la lista de espera en una clínica. En Mi Clínica los recordatorios automáticos al paciente por correo, SMS o WhatsApp están en activación y hoy no se envían.

Ocupación de la agenda: cómo se calcula

La ocupación dice qué parte del tiempo disponible de tus profesionales está ocupada con citas. En Mi Clínica se calcula como los minutos citados entre los minutos disponibles del horario, y los minutos citados no incluyen las citas canceladas ni los no presentados: una cita que no se hizo no ocupa la agenda.

Los minutos disponibles salen del horario que rige para cada profesional: el suyo si lo tiene, si no el de la clínica y, si nadie lo ha configurado, uno de fábrica de lunes a viernes, de 9 a 14 y de 16 a 20. Por eso lo primero es poner el horario real: con el de fábrica, la ocupación de una clínica que abre los sábados o cierra a mediodía no dice la verdad.

Solo cuentan los profesionales activos, con agenda y con especialidad; quien no atiende, como recepción, no entra en la cuenta. Así puedes ver la ocupación de toda la clínica, de cada especialidad y de cada profesional. Si quieres repasar cómo organizar la agenda cuando sois varios, lo tienes en la agenda de una clínica con varios profesionales.

Pacientes nuevos, recurrentes y producción por profesional

Una clínica sana necesita las dos cosas: que lleguen pacientes nuevos y que los que ya tiene vuelvan. En Mi Clínica:

• Pacientes nuevos son las fichas dadas de alta en el periodo. Si ese mes has traído pacientes de otro programa, también entran en la cifra: tenlo en cuenta el mes de la importación, que cuentan en importar pacientes desde Excel.
• Recurrentes son los pacientes con una cita finalizada en el periodo que ya tenían otra finalizada antes.
• Repetición por profesional: qué parte de las citas finalizadas de cada profesional tiene detrás otra cita del mismo paciente con el mismo profesional.

Para comparar profesionales y especialidades, la cifra es la producción: la suma del precio de las citas finalizadas. No es facturación, y la pantalla lo advierte: es el valor del trabajo atendido, que se puede atribuir a quien lo hizo. Junto a ella aparecen los tratamientos más realizados en el periodo.

Úsalo con cuidado. La producción y la repetición dependen de la especialidad y del tipo de tratamiento, así que compara a cada profesional sobre todo consigo mismo a lo largo del tiempo.

Cómo leer los indicadores sin engañarte

Un indicador sirve si cambia una decisión. Unas reglas para que lo haga:

1. Compara periodos equivalentes, con el mismo número de días.
2. Mira la tendencia de doce meses antes de reaccionar a un mes suelto.
3. Compárate contigo mismo. Las cifras medias de otras clínicas rara vez se refieren a tu especialidad, tu horario y tu tipo de paciente.
4. No mezcles facturado y cobrado ni facturación y producción.
5. Cuida el dato de origen: estados de cita al día, horario configurado y facturas emitidas, no en borrador.
6. Elige una acción por indicador: si sube el no presentado, confirmar; si baja la ocupación, revisar horarios o captar.

Si quieres trabajar las cifras fuera del programa, la pantalla de estadísticas se exporta a un CSV que se abre en Excel. El resumen de funciones de Mi Clínica está en su página principal.