Pagos pendientes de pacientes: cómo controlarlos

Los pagos pendientes de pacientes se controlan con tres hábitos: que cada servicio prestado tenga su factura, que lo no cobrado se vea por paciente y por antigüedad, y que cobrarlo sea fácil cuando el paciente vuelve a recepción. Sin eso, la deuda se descubre tarde, cuando ya cuesta más hablar de ella.

De dónde salen los pagos pendientes

Un pago pendiente aparece cuando lo prestado y lo cobrado se separan. Pasa en situaciones como estas:

• Pago parcial. El paciente deja una parte y el resto queda para la próxima visita.
• Pago aplazado. Se factura el tratamiento y se acuerda pagarlo más adelante.
• Olvido en recepción. Termina la sesión, hay cola y el paciente se va sin pasar por caja.

Los dos primeros son acuerdos; el tercero, un descuido. Los tres tienen algo en común: mientras no haya una factura emitida, la deuda no se ve como deuda. En Mi Clínica solo cuentan como deuda las facturas emitidas con importe sin cobrar. Una factura en borrador no cuenta, y una anulada tampoco.

Ten en cuenta cuándo se emite una factura en Mi Clínica: al registrar su cobro, aunque sea parcial, al convertir en factura un presupuesto aceptado o al pulsar «Emitir factura» en el borrador. Si el paciente se va sin pagar nada, la factura de esa sesión, si la has preparado, se queda en borrador y fuera de Deudores hasta que la emitas. Por eso la rutina semanal incluye repasar los borradores.

Ver lo pendiente de un vistazo

Lo pendiente tiene que verse en tres sitios: en una lista de deudores, en la ficha de cada paciente y en los avisos del día. En Mi Clínica está así:

Dónde	Qué ves
Facturación, pestaña Deudores	Un paciente por fila, de mayor a menor deuda: lo que debe, sus facturas pendientes, la antigüedad de la más antigua y los botones para contactar y registrar el cobro. La pestaña lleva el número de deudores.
Ficha del paciente	El saldo en el resumen y, en su pestaña de facturación, el total facturado, lo cobrado y lo pendiente.
Avisos	Un aviso de cobro pendiente o de cobro parcial por cada factura emitida con importe sin cobrar, con el acceso para registrar el cobro.
Facturación, arriba	Lo pendiente de cobro de toda la clínica, calculado sobre todas las facturas emitidas, y cuántas facturas siguen en borrador.

Mira la antigüedad antes que el importe: una deuda pequeña de hace dos meses merece más atención que una grande de ayer, porque cuanto más tiempo pasa, más cuesta sacar el tema. En la lista de deudores, la antigüedad cambia de color cuando pasa de 7 días y otra vez cuando pasa de 30.

¿Quién lo ve? La facturación y el saldo del paciente son visibles para Recepción, Administración y Dirección; el profesional sanitario, de serie, no los ve. Cómo se reparte el acceso a la parte clínica lo contamos en quién puede ver la historia clínica.

Cobrar lo pendiente sin incomodar

El momento natural para cobrar una deuda es cuando el paciente vuelve: está en recepción, tiene su próxima cita y la conversación es corta. Para eso, quien atiende tiene que saber que hay algo pendiente antes de que el paciente se vaya.

En Mi Clínica, el botón «Registrar cobro» de la lista de deudores abre el cobro con el paciente ya elegido y, si solo tiene una factura pendiente, con esa factura marcada. El aviso de cobro pendiente lleva el mismo acceso. Se indica el importe y el método —efectivo, tarjeta, Bizum, transferencia u otros— y el cobro queda anotado contra su factura.

Algunas pautas que ayudan en el mostrador:

• Di de qué es lo pendiente: «queda el resto de la factura de tu última sesión» se entiende mejor que «tienes algo pendiente».
• Ofrece las formas de pago que aceptas, sin dar por hecho que el paciente lleva efectivo.
• Si no puede pagar en ese momento, acordad una fecha y apuntadla donde tu equipo la vea.

Mi Clínica no tiene pago online: el paciente paga en la clínica, por Bizum o por transferencia, y el cobro se anota en el programa.

Pagos parciales y en varios plazos

Un pago parcial no es un problema si queda registrado contra su factura. En Mi Clínica cada cobro puede ser total o parcial: al anotar una parte, el programa avisa de cuánto quedará pendiente, y la factura queda como cobro parcial hasta completarse. Nunca se cobra más que el total de la factura.

Si acuerdas con el paciente pagar un tratamiento en varios plazos:

• Deja el acuerdo por escrito: importe total, número de plazos y fechas.
• Registra cada plazo en el momento en que se paga, con su método.
• Si alguno de los plazos es en efectivo, ten en cuenta que, para el límite legal de los pagos en efectivo, se suman todos los pagos en que se fracciona un mismo servicio. Lo explicamos en control de caja en una clínica.

Cómo recordar una deuda al paciente

En privado, con datos concretos y por un canal que el paciente use. Una llamada o una conversación en la próxima visita es lo más directo; lo que no conviene es hablar de la deuda delante de otros pacientes ni dejar el detalle a otra persona que coja el teléfono.

En Mi Clínica, el botón «Contactar» de la lista de deudores muestra el teléfono y el correo del paciente junto con lo que debe y de qué facturas. Los recordatorios automáticos al paciente por correo, SMS o WhatsApp están en activación y hoy no se envían: el recordatorio lo hace tu equipo.

Una rutina semanal para que no se acumule

Un repaso corto cada semana evita que lo pendiente crezca sin que nadie lo vea:

1. Abre la lista de deudores y empieza por las deudas más antiguas.
2. Revisa las facturas en borrador, que no cuentan como deuda. En Mi Clínica un borrador se emite al registrar su cobro; si sobra, descártalo: un borrador no tiene número y descartarlo no deja hueco en la serie.
3. Mira qué pacientes con deuda tienen cita esta semana y avísalo en recepción.
4. Comprueba que el total pendiente de cobro baja de una semana a otra.

Durante la prueba de Mi Clínica, registra un cobro parcial de una factura y mira cómo aparece lo que falta en Deudores, en la ficha del paciente y en los avisos. Si haces presupuestos antes de tratar, en presupuestos de tratamiento en una clínica contamos cómo pasan a factura; el resto de funciones está en la página de Mi Clínica.

Fuentes consultadas

Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.

• Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tributaria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la intensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude (texto consolidado). BOE.