Stock y lotes de productos en una clínica
El control de stock en una clínica no se resuelve contando unidades: cada producto que se usa en pacientes tiene que registrarse por lote, con su caducidad, y cada uso tiene que quedar ligado al paciente que lo recibió. Así sabes qué reponer, qué lote gastar primero y, si llega una alerta sobre un lote, a qué pacientes afecta.
Por qué el stock de una clínica se lleva por lotes
En una tienda basta con saber cuántas unidades quedan. En una clínica, dos cajas del mismo producto no son iguales si son de lotes distintos: cada lote tiene su caducidad y, si hay un problema con un producto, saber qué lote se usó en cada paciente es lo que permite actuar solo sobre los afectados. Por eso el inventario útil no es «quedan 12», sino «quedan 7 del lote A, que caduca en marzo, y 5 del lote B».
La cadena de trazabilidad empieza antes de llegar a la consulta. El Real Decreto 192/2023, que regula los productos sanitarios, obliga a cualquier agente económico que comercialice productos a mantener un registro documentado que incluya, entre otros datos, el número de serie o de lote y la identificación del centro sanitario o del profesional sanitario al que ha suministrado el producto. El último eslabón, qué paciente recibió ese lote, solo lo puede anotar la clínica.
Lo que el control por lotes te da en el día a día es concreto:
- Reponer a tiempo, porque ves lo que queda de cada lote.
- Gastar primero lo que caduca antes y no encontrarte producto caducado al fondo del armario.
- Responder rápido si hay una incidencia con un lote, porque sabes en qué pacientes se usó.
Dar de alta productos y lotes al recibir el pedido
Lo práctico es registrar cada lote cuando llega el pedido, con el albarán delante. En Mi Clínica se hace en «Stock y trazabilidad», con «Registrar producto/lote»:
- Producto. Lo eliges de la lista o, si es la primera vez, lo creas en el momento con «Producto nuevo», su nombre y su categoría.
- Lote y caducidad, copiados del envase.
- Proveedor, para saber a quién llamar si hay un problema.
- Cantidad que entra, que tiene que ser mayor que cero.
La pantalla no deja registrar dos veces el mismo número de lote. Si más adelante llegan más unidades de un lote que ya tienes, se suman desde su ficha con «Registrar entrada», y la entrada queda en el historial del lote.
De serie, dan de alta productos y lotes quienes gestionan o facturan: Dirección, Administración y Recepción. Así el pedido se puede registrar en recepción sin esperar a que termine la consulta.
El consumo, anotado en la propia sesión
El consumo se registra donde ocurre: en la sesión del paciente, no al final del día de memoria. En Mi Clínica el profesional lo anota al documentar la sesión, de dos formas:
- En la hoja de la consulta de medicina estética, eligiendo el producto y el lote usados y la cantidad.
- En el body chart, indicando el producto, el lote y la cantidad de cada marca. Al guardar, el programa propone registrar el consumo en el stock; si ya lo registraste en la consulta, se desmarca para no contarlo dos veces.
En la hoja de la consulta, el desplegable solo ofrece lotes que no han caducado y a los que les queda cantidad. Al registrar el uso, el programa lo descuenta del lote y no deja gastar más de lo que queda. Registrar un uso en un paciente requiere acceso clínico, y queda anotado el paciente, la cita, el profesional y la fecha.
Si en tu clínica trabajáis con mapas corporales o faciales, en el body chart en la clínica contamos para qué sirve guardar una versión por visita. Qué trata cada profesional y con qué producto es decisión clínica suya: Mi Clínica no diagnostica ni da consejo sanitario.
Caducidades, stock bajo y recuentos
El inventario de Mi Clínica clasifica cada lote en cuatro estados, para que veas de un vistazo qué necesita atención:
| Estado | Cuándo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Caducado | Ha pasado su fecha de caducidad | Retirarlo, con el motivo |
| Próximo a caducar | Caduca en 30 días o menos | Usarlo antes que los lotes más nuevos |
| Stock bajo | Le queda el 20 % o menos de lo que entró | Valorar el pedido |
| Normal | Ninguno de los anteriores | Nada |
Cuando un lote está a punto de caducar, su ficha recomienda priorizarlo frente a lotes más nuevos. Cuando ha caducado, avisa de que no debe utilizarse en pacientes y ofrece «Retirar lote (caducado / incidencia)»: el restante pasa a cero y el motivo queda en su historial.
Y como el armario nunca cuadra solo, el recuento físico tiene su sitio. Con «Corregir restante» ajustas la cantidad a lo que hay de verdad, pero hay que escribir un motivo de al menos cinco caracteres, y queda registrado el valor anterior, el nuevo y el motivo. De serie, corregir o retirar un lote lo pueden hacer Dirección, Administración y los profesionales con acceso clínico.
Cuando hay una alerta o un incidente con un lote
Si un proveedor o un fabricante te avisa de un problema con un lote, lo primero es saber a quién afecta. En la ficha de cada lote de Mi Clínica, el apartado «¿En qué pacientes se ha utilizado este lote?» lista cada uso con el paciente, el tratamiento, la fecha, el profesional y la cantidad. Los nombres de los pacientes solo los ve quien tiene acceso clínico o de gestión, y cada consulta de esa ficha queda registrada.
Después, retira el lote con su motivo para que nadie lo vuelva a usar y sigue el protocolo de tu centro con los pacientes afectados. La comunicación oficial tiene sus propias reglas. El Real Decreto 192/2023 establece que los profesionales sanitarios que, con ocasión de su actividad, tengan conocimiento de un incidente grave «deberán notificarlo a la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios», y que los centros sanitarios designarán un responsable de vigilancia. Para los productos implantables, con las excepciones que prevé, añade que los centros cumplimentarán la tarjeta de implante «incluyendo la identificación del paciente y del centro sanitario».
Esas obligaciones son del centro y de sus profesionales, y tu comunidad autónoma puede tener normas propias sobre centros sanitarios. El registro de lotes no las sustituye, pero te da los datos para cumplirlas sin revisar fichas una a una.
Una rutina sencilla para el almacén
El control de stock funciona si se convierte en costumbre. Una rutina que cabe en una semana normal:
- Al recibir el pedido: registra cada lote con su caducidad, su proveedor y la cantidad.
- En cada sesión: anota el lote y la cantidad usados en la consulta o en el body chart.
- Una vez por semana: revisa los próximos a caducar y los de stock bajo, y haz el pedido.
- Una vez al mes: haz un recuento físico y corrige lo que no cuadre, con su motivo.
- Siempre: retira los lotes caducados en cuanto aparecen.
Si tienes una clínica de medicina estética, en software para clínicas de medicina estética verás cómo encaja el stock con el mapa facial, las fotos y los presupuestos. El resto de funciones, en la página de Mi Clínica.
Fuentes consultadas
Comprobadas el 11 de octubre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede registrar un lote nuevo en Mi Clínica?
De serie, quienes gestionan o facturan: Dirección, Administración y Recepción. El uso de un lote en un paciente, en cambio, lo registra quien tiene acceso clínico.
¿Qué pasa si intento usar más cantidad de la que queda en un lote?
El programa no lo permite: al registrar el uso comprueba lo que queda en el lote y rechaza un consumo mayor.
¿Se puede ajustar el stock si el recuento físico no cuadra?
Sí, con «Corregir restante». Hay que escribir el motivo, y queda registrado el valor anterior, el nuevo y quién lo cambió.
¿Quién tiene que notificar un incidente grave con un producto sanitario?
El Real Decreto 192/2023 dice que los profesionales sanitarios que, con ocasión de su actividad, tengan conocimiento de un incidente grave deberán notificarlo a la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios. El registro de lotes ayuda a saber a qué pacientes afecta.